La facturación electrónica ha llegado para quedarse. Es una evolución natural que ya había comenzado a implantarse, pero no ha sido hasta que las administraciones públicas han comenzado a obligar a la presentación de las facturas por este medio (las empresas con clientes de estas características sabrán de lo que hablo) que se ha comenzado a utilizar a fondo. Después de un año desde el inicio de esta obligatoriedad (para facturas a las Administraciones Públicas siempre y cuando estas superen los 5.000 euros), ¿en qué situación nos encontramos?

FACe, la plataforma oficial de envío de facturas electrónicas

FACe ha sido la manera que ha tenido el gobierno para facilitar a todas las administraciones públicas la recepción de facturas y a todas las empresas que tenían que emitirlas a enviárselas. Pero la pregunta del millón es, ¿está cumpliendo su objetivo?

La respuesta es compleja, y me veo en la obligación de decir que en parte sí y en parte no. El envío de facturas se hace correctamente, de eso no cabe duda, pero la aplicación tiene varias carencias que hacen de la experiencia algo difícil de disfrutar (por catalogarlo de una manera suave).

Por una parte resulta desesperante la lentitud de la aplicación (siempre hablando del acceso a ella vía web; https://face.gob.es/). Su utilidad se ve mermada en los casos en los que, como yo, debemos enviar muchas facturas en un mismo día. La carga de páginas tras la remisión del archivo XSIG (realmente un archivo XML, o de etiquetas, firmado digitalmente) se torna en ocasiones desesperante, llegando a llevar más de 3 minutos la remisión de cada una de ellas. Todo esto incluso desde mi Hp inc HP PRO X2 612 G2 I5-7Y54 12.0 8GB/256 PC

Por otra parte nos encontramos con la gestión del estado de las facturas ya remitidas, una parte de la plataforma que te permite ver todas las facturas enviadas y la situación en la que se encuentran. El problema aquí reside en que, por alguna razón que no acabo de entender, los filtros para ver dicho listado se quedan muy cortos y no permiten, por ejemplo, buscar una factura por su número. ¿Para qué me sirve a mí buscar una factura por el código DIR de una administración cuando, en muchas ocasiones, ese dato no lo tengo disponible o, por lo menos, a mano? Lo mismo sucede con la opción de filtrar por el código de envío, un número muy largo que sólo puedes consultar en el resguardo de envío de la factura. En mi caso concreto, con más de 90 facturas enviadas mensualmente, me resulta francamente difícil (por no decir imposible) saber el estado concreto de una de las facturas.

La conclusión con respecto a la plataforma FACe es fácil; tiene su utilidad pero se ha hecho mirando más la recepción que facilitando el envío. Todo ello, unido a que los avisos por email de cambio de estado (por ejemplo notificándonos de que una de las facturas ha sido rechazada) fallan de vez en cuando, nos hace desconfiar y entrar en un ‘bucle paranoico’ en el que no sabemos si una factura se encuentra en un estado normal, más que nada por la dificultad de realizar un seguimiento.

Java, maldito java

Y es que las páginas, entre ellas FACe, siguen dependiendo de la máquina virtual de JAVA para la acreditación. Y no cualquiera, y con esto se sentirán identificados varios de los lectores, sino de ciertas versiones concretas. Versiones que, por cierto, no son compatibles con otras páginas de las administraciones públicas. Al final parece que nos empujan a tener un ordenador para cada página de cada administración, para poder configurarlo como a cada una de ellas les agrada, ya que el cambiar cualquier de las opciones (y no hablemos de actualizar JAVA) puede significar que deje de funcionar en otra.

Los programas de generación de factura electrónica. Envío manual de facturas

Actualmente la práctica totalidad de las empresas que factura a la administración pública, y a pesar de que existe la posibilidad de enviar las facturas vía webservice, se encuentran generando las facturas en XSIG y remitiéndolas manualmente a través de la página anteriormente citada. ¿Y esto por qué es así? La respuesta es clara: los programas de generación de facturas electrónicas (algunos privados, por poner un ejemplo, como los de SAGE, en mi caso MURANO que es el que utilizo) no han implementado todavía esta posibilidad. Algo que parece mentira teniendo en cuenta la cantidad de dinero que cobran por la licencia. Pero es así, y no parece que llamar a su centro de atención al cliente (la conocida como ‘hotline’ de SAGE, un 902 en el que pueden tenerte esperando decenas de minutos sin ningún tipo de pudor) vaya a hacerles cambiar de opinión.

Existen opciones alternativas como el programa oficial (FACTURAe), pero su configuración se torna un poco difícil en ciertas ocasiones. Yo, por ejemplo (y sin ser un ingeniero informático, pero sí bastante habilidoso en esos temas), no he logrado configurarlo para que se remitan vía webservice.

FACe ha habilitado, algo con sentido al hacer obligatorio el envío de facturas electrónicamente cuando cumplen unos requisitos, un centro de ayuda al proveedor (el número de atención técnica al proveedor es el 902 879 871 / 954 304 117). Pero se trata de un centro que nunca termina resolviendo las dudas (no conozco a ningún ‘colega’ de profesión al que le hayan terminado ayudando de verdad) y, en el caso de que la duda se remita vía email, termina contestando con un mensaje ‘tipo’ que no lleva a ninguna parte.

Heterogeneidad que nos vuelve locos

La burocracia es algo que no agrada a nadie, ya que ralentiza cualquier procedimiento y nos impide trabajar con celeridad. A pesar de ello es necesaria ya que establece los cauces correctos para llegar a un fin de una manera ordenada y estandarizada.

El cambio a la facturación electrónica debería ser un paso más en este camino de equilibrio entre burocracia y celeridad en los trámites, pero resulta que varias de las administraciones públicas no utilizan FACe como el punto de entrada de facturación electrónica (al permitir la Ley que tengan el suyo propio). Y no solo eso, sino que el funcionamiento de sus propias plataformas (esto pasa, principalmente, en las administraciones públicas de Cataluña) exige requisitos en las facturas que difieren en parte de los exigidos por FACe. Todo ello sin contar la dificultad añadida que implica hacer un seguimiento en varias páginas a la vez (algo especialmente flagrante con les ‘bústies de lliurament’ catalanas, que son una distinta para cada entidad).

A pesar de ello es justo reconocer que, por lo menos en apariencia, se está intentando paliar esta situación. Así, FACe ha comenzado a aceptar facturas de entidades que no están inscritas en su plataforma, siempre y cuando en los Centros Administrativos se informe del código DIR de la administración. Un código difícilmente accesible en muchas ocasiones, es cierto, pero esto es un inicio.

Conclusión

La facturación electrónica es algo muy importante, un gran avance que nos permite evitarnos problemas innecesarios y que nos puede ayudar a mejorar en nuestra gestión diaria. A pesar de ello la implementación del mismo no ha estado (y sigue estando) carente de problemas, siendo siempre los proveedores los que hemos ‘pagado los platos rotos’ ante la dificultad, por parte de las administraciones, no sólo de explicar y facilitar nuestra labor al respecto, sino también de configurársela para su uso (a más de uno le habrá pasado que ha remitido una factura por FACe y le han contestado que no pueden verla, que se la remitan por PDF).

Más formación y más inversión en este ámbito, así como un margen de tiempo más amplio para su implementación, habrían sido pasos lógicos, sobre todo teniendo en cuenta que se ha tratado de una imposición. Tantos errores no son normales, y no siempre es el proveedor el que tiene que buscar las soluciones (o por lo menos no debería).

Si has tenido una experiencia similar, o completamente diferente, a la que he expuesto, no dudes en comentarla.

Artículo escrito por Carlos Tessini y revisado por Novalegal Advisors.