Ya hemos comentado un poco la situación actual de la facturación electrónica a las Administraciones Públicas, un paso adelante dentro de este mundo que permite el ahorro de papel, la recepción instantánea por la administración (con el correspondiente resguardo, a pesar de los matices que en este sentido cabría dar pero de las que hablaré en otro artículo) y la supuesta facilidad de seguimiento. Ahora expondré las cinco claves que deberemos tener en cuenta para, una vez estamos mentalizados (u obligados) para usar este método de envío, nuestra cordura no se esfume.

1. Cuidado con los centros administrativos

Los centros administrativos o, lo que es lo mismo, la Oficina Contable, el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora, son una serie de códigos que facilitan que la factura electrónica vaya por sus cauces correctos.

En este sentido cabe destacar la importancia de que se encuentren bien informados, pero existen dificultades REALES que hacen que esto no sea así. Pero vayamos por partes, enumerando los problemas que se nos presentan.

a) No todas las administraciones informan de sus centros administrativos, y FACe no las contempla en todos los casos. Son aquellas que utilizan sus códigos DIR en lugar de los mismos (una opción, por cierto, que no estaba desde el principio de la facturación electrónica). En estos casos, y muy a mi pesar, la única opción es intentar contactar con el departamento de facturación de la entidad, cruzar los dedos, y que la persona que conteste la llamada sepa de lo que hablas y te los facilite.

b) Las administraciones cambian de centros administrativos sin avisar. Debemos recordar que, a diferencia de lo que sucede en las relaciones privadas, las Administraciones Públicas no tienen esa sensación de ‘obligatoriedad’ en el pago. Por esta razón, como veremos, suceden cosas como la que comento, casos en los que se cambian los centros administrativos (tengo el caso de un ayuntamiento en el que el centro, por haberse dado de alta erróneamente, tenía el nombre de pila de uno de los funcionarios, y lo cambiaron pasados ocho meses) sin previo aviso a los proveedores. ¿El resultado? La factura electrónica no era aceptada por FACe, con el consiguiente problema asociado y demora en el envío (por lo menos hasta que nos dimos cuenta del error, ya que estábamos convencidos de que el centro administrativo ‘Pepi’ –por supuesto no es el real, pero era muy parecido- era el correcto).

c) Las administraciones que no aceptan las facturas a través de FACe no tienen los centros administrativos ‘a la vista’. FACe tiene un directorio con todas las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras pero, si una administración pública no acepta las facturas electrónicas por esta vía, pero sí en el mismo formato FACTURAe, es imposible saber su centro administrativo a pesar de que debe estar informado. A no ser que, por supuesto, te lo faciliten. Algo que, en ocasiones, se torna muy difícil.

2. Cuidado con actualizar JAVA

Dejando un lado los centros administrativos, y entrando en la segunda clave importante, tengo un consejo. Lo que funciona déjalo como está. Y en el caso de JAVA esta premisa es el gran pilar fundamental para evitar quebraderos de cabeza.

Y es que Oracle, la empresa que gestiona Java, es muy amiga de actualizarlo. No es que esté en contra de dichas actualizaciones, muchas de ellas para evitar problemas de seguridad. El problema es que estas actualizaciones hacen, casi siempre, que algo falle en el envío de las facturas electrónicas. No será la primera vez que me toca volver a una versión anterior (una versión que, según la página oficial de Oracle, puede hacer que un usuario malintencionado tome el control de mi ordenador, algo que por definición me aterra) porque, si no, no puedo enviar las facturas. Consejo: actualiza solo cuando la versión no te permita enviar las facturas.

3. Cuidado con las descripciones de tus productos o servicios

La facturación electrónica ha ido evolucionando, pero los programas que las generan no. FACTURAe es una excepción debido a su carácter público, pero otros programas privados (como por ejemplo el que yo utilizo; MURANO de SAGE) no han sabido adaptarse correctamente. Así, hay que tener muchísimo cuidado con las descripciones, y es recomendable revisar (por lo menos las primeras veces) los archivos generados para ver que todo está correcto.  En caso contrario no nos sorprendamos si, una vez remitida, la administración en concreto se pone en contacto con nosotros para avisarnos de que no ven la descripción del producto en ninguno de los campos que a ellos ‘les aparece en la pantalla’ (un tema igualmente misterioso para mí pero en el que no entraré ahora).

4. Revisa los archivos XSIG de vez en cuando

Para ver que todo está correcto puedes revisar los archivos XSIG (que no son más que XML firmados) para averiguar si, efectivamente, todo se encuentra en su sitio. Así podrás ver que los centros administrativos aparecen, que las descripciones de los productos están completas, etc. Un buen programa para revisarlos es el notepad++, una especie de notepad mejorado que te permite diferenciar claramente y con facilidad cada una de las etiquetas del XML.

5. Cuidado con los rechazos de las facturas

Rechazar una factura, una potestad en ocasiones demasiado grande para una administración pública, ya que les permite demorar un pago casi de manera indefinida. Y no estoy de broma en este aspecto, ya que son muchas las administraciones que rechazan una factura cuando están a punto de entrar en mora, para que el plazo vuelva a empezar de cero. Algo que, en realidad, no es culpa del sistema, sino de aquellas instituciones que deberían velar por evitar causas de rechazo arbitrarias. En pocas palabras, a mí no me parece mal que se rechacen, siempre y cuando la causa sea real y que dicho rechazo se realice lo antes posible (y no un mes más tarde desde que se envió).

Por otra parte FACe te avisa de los rechazos mediante un email, o por lo menos en teoría. Y aquí otra advertencia: hay ocasiones en las que dicho email no llega, por lo que deberemos revisar, de vez en cuanto (y utilizando la maravillosa web de FACe y sus filtros), las facturas que se encuentran rechazadas para corroborar que no tenemos alguna que creíamos presentada pero que, realmente, no lo está.

6. Revisa las facturas con la herramienta online de FACTURAe

FACTURAe tiene una herramienta onlline que te indica qué errores técnicos tienen tus XSIG. Se trata de una página web (en el momento en el que escribo este artículo es http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/) desde donde puedes ver qué requisitos no se cumplen para poder subsanarlos. Esto es algo de crucial importancia, sobre todo en aquellas ocasiones en las que las factuaras no son aceptadas desde un inicio en FACe y no sabemos por qué.

Conclusión

Sobrevivir a FACe y a la facturación electrónica, por lo menos al principio, puede ser traumático (gracias al escaso apoyo técnico por parte de la administración pública y de la dificultad para entender algunos errores) pero, poco a poco, se va mejorando el sistema, y nosotros nos vamos acostumbrando a los errores que suelen dar. En otros artículos iré exponiendo otras recomendaciones y, si alguno tenéis otra problemática que no he expuesto, os animo a que lo comentéis para ver si, entre todos, la terminamos por solventar.